Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

La Ville d’AUBANGE est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu’elle traite ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.

Notre politique en matière de protection des données à caractère personnel se fonde sur les dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « règlement européen sur la protection des données ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

La Ville d’AUBANGE, dont les bureaux sont établis rue Haute, 22 à 6791 ATHUS, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0207.380.555, est le responsable du traitement des données à caractère personnel.

Toute personne physique en relation avec l’Administration communale de la Ville d’AUBANGE par le biais de ses services communaux.

Pour la bonne gestion de vos demandes et des dossiers, les agents de l’Administration communale de la Ville d’AUBANGE pourraient être amenés à récolter les données à caractère personnel suivantes :

• Données d’identification (par exemple : nom, prénom, numéro de carte d’identité, numéro de téléphone, e-mail, etc.) ;
• Données concernant des caractéristiques personnelles (par exemple : photo d’identité, âge, sexe, date et lieu de naissance, etc.) ;
• Données concernant des caractéristiques du logement (par exemple : adresse, type de logement, etc.) ;
• Données physiques (par exemple : une photo d’identité permettant de distinguer la couleur de vos cheveux, de vos yeux, etc.) ;
• Données psychiques, ou de santé en général (par exemple : certificats médicaux, groupe sanguin, etc.) ;
• Composition de ménage ;
• Profession et emploi ;
• Données judiciaires (par exemple : demande de casier judiciaire) ;
• Etudes et formations (par exemple : diplôme, C.V. en cas de candidature) ;
• Données financières (par exemple : numéro de compte en banque, l’identité du titulaire du compte en banque, etc.) ;

Cette liste est exemplative et non limitative.

Site internet :

D’une manière générale, il vous est possible de visiter le site internet www.aubange.be de la Ville d’AUBANGE sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de transmettre ces informations à la Ville d’AUBANGE si vous consultez uniquement son site internet.

Cependant, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certaines informations, fonctionnalités ou services offerts par la Ville d’AUBANGE par le biais de son site internet dans le cas où vous choisiriez de ne pas transmettre certaines données personnelles spécifiques vous concernant et requises par nos applications ou par nos formulaires.

Dès lors, les données à caractère personnel et/ou les catégories de données personnelles que nous sommes susceptibles de traiter sont les suivantes :

• Données fournies par les utilisateurs. Nous collectons les Données que vous communiquez aux fins de permettre à la Ville d’Aubange de traiter vos demandes (commandes de documents, demandes d’informations,…). Cette collecte fait l’objet d’un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque de votre part répondant aux conditions de l’article 7 du RGPD.
• Informations recueillies par le biais d’outils technologiques. Lorsque vous naviguez sur notre Site, nos systèmes informatiques peuvent recueillir des données passives telles que votre adresse IP partielle (anonymisée), ou le type de votre navigateur. Nous utilisons également les Cookies pour collecter des informations sur la date et l’heure de votre visite ou les zones du Site que vous avez visitée. Ces informations collectées automatiquement sont anonymes.

Les données récoltées sont traitées pour permettre une gestion efficace des dossiers au sein des services de l’Administration communale d’AUBANGE.

Le traitement ne pourra être réalisé que si au moins l’une des conditions suivantes est rencontrée :

• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique.
• La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.

Les finalités du traitement varient selon les services concernés de l’Administration communale de la Ville d’AUBANGE.

Les finalités générales des autorités publiques sont, à l’égard des utilisateurs :

• La gestion des registres de l’Etat civil, permis de conduire, carte d’identité,… ;
• La gestion des taxes et redevances ;
• La gestion des permis divers :
• La gestion des relations avec le public ;
• Et plus généralement encore, la bonne gestion des dossiers qui lui sont soumis afin d’accomplir ses missions de service public.

Cette liste est exemplative et non limitative.

Site internet :

Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies et traitées :

1. aux fins de vous fournir les informations ou les services que vous avez sollicités ;
2. aux fins de vous permettre de fournir les informations requises pour vos démarches administratives et demandes de document via le e-guichet ;
3. aux fins de vous permettre de faire une demande via un formulaire ;
4. aux fins de traiter votre candidature ;
5. aux fins de recueillir des informations nous permettant d’améliorer le site de la Ville d’AUBANGE et ses services en ligne (notamment par le biais de cookies) ;
6. aux fins de vous permettre de sauvegarder vos données et préférences afin de rendre plus facile et agréable votre utilisation du site internet ;
7. aux fins d’archivage ;
8. aux fins de réaliser des statistiques anonymes concernant divers phénomènes, en ce compris l’utilisation du site internet de la Ville d’AUBANGE.

Ces données sont traitées conformément à la présente déclaration et conformément aux dispositions du règlement européen sur la protection des données.

Elles ne seront traitées que par le personnel de la Ville d’AUBANGE et à ses sous-traitants, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d’améliorer le service.

En toute circonstance, la Ville d’AUBANGE s’engage à ne collecter et traiter vos données personnelles recueillies sur son site internet que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente politique. En principe, vos données personnelles ne seront jamais utilisées dans un autre cadre que celui annoncé.

Pour les besoins du traitement concerné, vos données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement et supprimées par la suite, sauf si une enquête est en cours. Les données seront alors conservées pendant le temps nécessaire à la conclusion de l’enquête.

Dans le cadre des traitements de données précités, l’Administration communale d’AUBANGE peut être amenée à communiquer vos données aux personnes ou organismes suivants :

• L’utilisateur lui-même, conformément aux réglementations en vigueur ;
• Les services de l’Administration communale de la Ville d’AUBANGE ;
• D’autres administrations publiques (locales, provinciales, régionales ou fédérales), si nécessaire (obligations légales, mission de service public, …) ;
• Des instances judiciaires, et pour ses propres besoins, dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions respectives ;
• Des administrations fiscales et sociales, dans la mesure nécessaire au respect des obligations de l’Administration communale ;
• Des sous-traitants qui se sont engagés à protéger les données personnelles qui lui sont confiées par l’Administration communale de la Ville d’AUBANGE

Site internet :

En principe, seule la Ville d’AUBANGE est destinataire des données personnelles que vous lui communiquez via son site internet. Vos données personnelles, que ce soit sous forme individuelle ou groupée, ne sont jamais transmises à un tiers, à l’exception des cas énoncés ci-dessous.

La Ville d’AUBANGE peut enfin transférer vos données à des tiers, sous-traitants personnes physiques ou morales, si cette communication est nécessaire pour des raisons techniques (par exemple service d’hébergement par un tiers). Dans ce cas, ces tiers ont uniquement accès aux  données personnelles strictement nécessaires pour leurs tâches.

Ainsi, la Ville d’AUBANGE recourt à des sous-traitants responsables dans les cas suivants :

• pour la personnalisation de l'accès au système ;
• pour les demandes adressées au service d'aide ;
• pour la maintenance et le support de l'application et de l’infrastructure qui l’héberge ;
• pour l’enregistrement et l’hébergement des données ;
• pour les boîtes aux lettres électroniques de premier niveau du service d'aide des services concernés de l’administration communale ;

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires mentionnés ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

Dans tous les cas, la Ville d’AUBANGE veille à ce que vos données personnelles restent protégées malgré ce transfert de données. En effet, la Ville d’AUBANGE s’assure de la mise en œuvre par les destinataires de garanties adéquates et de leur respect de conditions strictes en matière de confidentialité, d’usage et de protection des données.

En principe, la Ville d’AUBANGE ne fournit vos données personnelles qu’aux personnes physiques ou morales qui se trouvent dans un pays offrant un niveau de protection des données à caractère personnel au moins équivalent à celui dont vous bénéficiez en Belgique. Si la Ville d’AUBANGE souhaite écarter ce principe, elle vous en informera et vous demandera votre autorisation.

En toute circonstance, ni la Ville d’AUBANGE, ni l’un quelconque de ses sous-traitants, responsables conjoints du traitement ou destinataires, ne procèdent à la commercialisation ou à l’utilisation à des fins de marketing direct de vos données personnelles.

• Droit d’accès 

Le droit d’accès est le droit que vous avez d’obtenir, sur demande, de l’information sur les données à caractère personnel que nous détenons sur vous.

• Droit de rectification 

Il s’agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées.

• Droit à l’effacement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas si

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement ;
• les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
• l’utilisateur retire son consentement et qu’il n’existe pas d’autre base de légitimation du traitement ;
• l’utilisateur, personne concernée, s’oppose au traitement, mais dans certains cas particuliers. Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.

• Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

• Droit à la portabilité des données 

Pour autant que de besoin, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application. Ce droit n’existe que si la base de légitimation du traitement est fondée sur l’article 6, § 1^er, a) ou l’article 9, § 2, a) (consentement) ou l’article 6, § 1^er, b) (exécution d’un contrat) du RGPD. Notez que les autorités publiques traitent des données à caractère personnel essentiellement parce qu’elles en ont l’obligation ou exercent des missions d’intérêt public ou relevant de leur exercice.

• Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l’article 6, par. 1, e) (mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public) ou f) (intérêts légitimes) du RGPD. Dans ce cas, la Ville d’AUBANGE doit cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez envoyer vos demandes par courrier électronique à l’adresse dpo@aubange.be  ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :

Ville d’AUBANGE
A l’attention du Délégué à la Protection des Données (DPO)
Madame Bilitis CHAVEPEYER
Rue Haute, 22
6791 ATHUS

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

Par ailleurs, la Ville met à disposition des personnes concernées un formulaire de « demande d’exercice des droits » qui leur permet de faire valoir leurs droits en vertu du RPGPD. Ce document est à compléter et à transmettre au délégué à la protection des données avec une copie de la carte d’identité du demandeur (et éventuellement de son mandataire). La Ville dispose alors d’un délai de 30 jours (avec possibilité de prolongation) à compter de la réception de la demande pour y répondre.

La Ville d’AUBANGE a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

La responsabilité de la Ville d’AUBANGE sera limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect.

La Ville d’AUBANGE ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d’une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques) ainsi que d’une manipulation illégitime commise par la personne concernée elle-même ou par un sous-traitant.

La Ville d’AUBANGE tient à préciser que le présent site internet peut contenir des liens hypertextes et autres références vers d’autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif uniquement, que nous ne gérons et ne contrôlons pas. La Ville d’AUBANGE décline toute responsabilité pour tout contenu inadapté, illégitime ou illégal présent sur les hyperliens ainsi que pour les dommages pouvant résulter de leur consultation. Nous vous recommandons donc de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente déclaration.

Si vous pensez que nous manquons à l’une de nos obligations légales et/ou contractuelles, nous vous invitons à nous contacter en envoyant un courrier électronique à dpo@aubange.be ou un courrier ordinaire à l’adresse reprise ci-dessous :

Ville d’AUBANGE
A l’attention du Délégué à la Protection des Données (DPO)
Madame Bilitis CHAVEPEYER
Rue Haute, 22
6791 ATHUS

Nous mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.

Toute réclamation, toute plainte ou tout grief peut être adressé en envoyant un courrier électronique à dpo@aubange.be ou un courrier à l’adresse précitée.

Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD).

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact(at)apd-gba.be

URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

La présente déclaration est régie par le droit belge. Tout litige lié à la présente déclaration fera l’objet d’une tentative de médiation amiable. En cas d’échec, le litige sera soumis à la compétence des tribunaux de l’arrondissement judiciaire d’Arlon La Ville d’AUBANGE se réserve le droit de se diriger vers un autre tribunal compétent, s'il le juge opportun.