Appel à Partenariat unique – Organisation de la Fête Nationale
Associatif et événementiel17/04/2025
Objectif général : Sélection d'un partenaire unique (en ASBL) pour assurer l'exploitation complète de l'espace bar, la gestion logistique essentielle et l'obtention des autorisations administratives nécessaires pour la Fête Nationale d'Aubange, qui se tiendra le 19 juillet 2025 sur la Place du Brüll. Seules les Associations Sans But Lucratif (ASBL) reconnues sont éligibles à cet appel.
Organisateur : L'ADL, mandatée par la Ville d'Aubange.
Missions du partenaire :
Gestion du Bar : Le partenaire sera responsable de l'installation, de l'approvisionnement et de la gestion intégrale du bar pendant toute la durée de l'événement, assurant la vente de boissons (alcoolisées et non alcoolisées) conformément à la législation en vigueur. Il devra également gérer les stocks, le personnel affecté au bar et la sécurité de cet espace, tout en proposant des tarifs attractifs et raisonnables pour le public. La mise en place et la gestion d'un système de gobelets réutilisables avec caution, dont les modalités seront définies ultérieurement, sont obligatoires.
Gestion des prestataires nourriture : Sélection, coordination et gestion des relations avec divers prestataires de nourriture (food trucks, stands sucrés, salés, proposant idéalement des options bio, saines et locales).
Organisation logistique : Le partenaire assurera l'accueil et l'assistance logistique des artistes et autres intervenants, incluant la fourniture de leurs repas et boissons selon les besoins convenus. Il collaborera activement à la promotion de l'événement par la diffusion de supports, l'animation des réseaux sociaux, etc. La mise en place du marquage et de la signalétique sur le site de l'événement relèvera également de sa responsabilité, tout comme la délimitation temporaire des espaces nécessaires pour certains spectacles (installation de barrières, gestion du public).
Obtention des autorisations : Le partenaire s'engage à obtenir toutes les autorisations administratives requises pour l'exploitation du bar, notamment l'autorisation de vente de boissons alcoolisées et l'autorisation d'occupation du domaine public. Il devra également soumettre le plan d'implantation en respectant les exigences réglementaires.
Sponsoring (optionnel) : Le partenaire pourra, s'il le souhaite, identifier et mobiliser des sponsors pour apporter un soutien financier supplémentaire à l'événement.
Contrepartie pour le partenaire :
Bénéfice exclusif des recettes générées par l'activité du bar.
Visibilité assurée grâce à l'inclusion de son logo sur l'ensemble des supports de communication de l'événement.
Soutien logistique et organisationnel de l'ADL et de la Ville.
Critères d'attribution objectifs :
Les candidatures seront évaluées sur les points suivants :
Expérience et capacité opérationnelle (60% total) :
Nombre d'événements d'envergure déjà géré (30%).
Clarté et réalisme du plan de gestion du bar (offre, personnel, sécurité) (30%).
Proposition financière et logistique (40% total) :
Compétitivité du prix moyen pondéré des principales boissons proposées (20%).
Adéquation et qualité du matériel de bar disponible pour l'événement et pertinence de la stratégie de gestion des prestataires nourriture (20%).
Modalités de candidature :
Les partenaires intéressés sont invités à soumettre leur candidature comprenant les éléments suivants :
Raison sociale, numéro d’entreprise et adresse du siège social.
Description détaillée de l'expérience dans la gestion de bars et l'organisation d'événements similaires.
Proposition tarifaire pour les boissons (bières, softs, etc.).
Description des moyens humains qui seront mis en oeuvre
Description du matériel qui sera mis en œuvre.
Proposition d'une liste de prestataires de nourriture (food trucks, stands sucrés/salés, etc.) que l'ASBL candidate envisage de contacter et de coordonner, en indiquant leurs spécialités (avec une attention particulière pour les options bio, saines et locales)
Références de clients ou d'événements précédents (si applicable).
